Grundsätzlich sollte man für den Job der Assistenz der Geschäftsführung Folgendes mitbringen:
- Loyalität
- Zahlenaffinität
- Sichere Rechtschreibung
- Organisiertes Arbeiten
- Koordinationsvermögen
- Überdurchschnittliches Engagement
- Stressresistenz
- Kommunikativ
- Gutes Auftreten und Kommunikation
Die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung
Als Assistenz der Geschäftsleitung bist du ein gefragter Ansprechpartner für die Mitarbeiter des Unternehmens und fungierst als Vermittler. Weiterhin kümmerst du dich als kompetente Vertretung der Unternehmensführung um alle Belange des laufenden Geschäfts, stehst im engen Kontakt zu Geschäftspartnern und Kunden und vertrittst das Unternehmen nach außen.
Das Tätigkeitsumfeld umfasst:
- Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung
- Allgemeine Organisations-, Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Vor- und Nachbereiten von Tagungen
- Erstellung von Analysen
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Controlling und Realisierung von Projekten
- Unterstützung in strategischen Fragen
- Aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen
- Organisation von Terminen und Reisen
- Annehmen und Bearbeiten eingehender Anrufe
- Abwicklung eingehender Kundenbestellungen
- Erstellen von Rechnungen und Überwachen der Zahlungseingänge
- Bearbeiten des täglichen Posteingangs
- Selbstständiges Verfassen von Schriftstücken
- Einarbeitung und Beaufsichtigung von Auszubildenden und Praktikanten
Weitere Aufgaben sind:
- Durchführung von Lastschriften bzw. Abbuchungen
- Selbstverantwortliche Überwachung der Konten und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Vorbereiten der Buchhaltung und Tageskasse für den Steuerberater
- Eigenständige Kontrolle aller offenen Posten
- Selbstständiges Durchführen des schriftlichen Mahnwesens (bis Mahnbescheid)
- Mahnfälle telefonisch nachfassen und neue Zahlungsziele vereinbaren
Diese fachlichen Voraussetzungen solltest du haben
Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit wenigstens 5 Jahren Berufserfahrung. (Dieser Umstand ist vor allem für Quereinsteiger von Vorteil, die aus anderen Branchen kommen). Ein effizientes Mahnverfahren mit telefonischen Zielvereinbarungen ist für dich umsetzbar. Gute Kenntnisse im Umgang mit Schreibprogrammen (MS Word) sowie Formatierungsgestaltung von Schriftstücken sind vorhanden. Deine Rechtschreibung ist sehr gut und du hast einen klaren Schreibstil.
Die Assistenz-Stelle zusammengefasst
Assistenz = Chefsekretär/in? Ja, aber auch typische Verwaltungsaufgaben gehören zum Job, wenn du die Geschäftsleitung unterstützen willst. Um dieser auch jederzeit den Rücken freizuhalten, bist du außerdem ein bisschen "Mädchen für alles". Du organisierst Veranstaltungen, buchst ggf. Hotelzimmer und Flüge und erstellst die Spesenabrechnung für Kundenbesuche. Weiterhin kümmerst du dich um den "Papierkram". Du arbeitest somit nicht nur auf Zuruf, sondern erfüllst eigenständig dein Aufgabenportfolio. Du weißt genau, welcher Vorrat gerade zur Neige geht und bestellst das benötigte Büromaterial rechtzeitig nach. Die Bearbeitung von E-Mails und die Beantwortung von Telefonanrufen und Anfragen nimmt der Geschäftsleitung viel Arbeit ab. Da du in diesem Posten der erste Ansprechpartner für diverse Belange bist, kümmerst du dich ebenfalls um die Klärung von Personalfragen und bist Vermittler zwischen Mitarbeiter, Abteilungen, Kooperationspartner und Chef.
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